PMS per un piccolo hotel: le 8 cose che deve fare e quanto costa

Il PMS (Property Management System) è il gestionale della reception: il planning delle camere, gli arrivi e le partenze, i conti degli ospiti. Molti hotel del Cilento sotto le 40 camere lo tengono ancora su un foglio Excel o su un programma degli anni 2000 che funziona su un solo computer. Ecco cosa deve fare un PMS oggi, e quanto costa.

Le 8 funzioni essenziali

1. Planning visivo: le camere sui giorni, con colori per stato (prenotata, arrivata, da pulire, bloccata). Si sposta una prenotazione trascinandola.
2. Prenotazioni da tutti i canali nello stesso planning: sito, portali, telefono, walk-in. Con il collegamento al booking engine e al channel manager, entrano da sole.
3. Check-in veloce: dati dell'ospite già presi dal check-in online, documento fotografato, firma sul tablet, camera assegnata.
4. Housekeeping: la lista delle camere da pulire aggiornata in tempo reale sul telefono delle cameriere, con lo stato che cambia quando la camera è pronta.
5. Conto dell'ospite: camera, ristorante, bar, extra, tutto sullo stesso conto, con pagamento e ricevuta o fattura elettronica al check-out.
6. Adempimenti: file per Alloggiati Web generato e inviato, ISTAT regionale, imposta di soggiorno calcolata e riepilogata per il Comune.
7. Report: occupazione, ricavo medio per camera (ADR e RevPAR), canali di provenienza, previsioni. Sono i numeri con cui si decidono le tariffe.
8. Accesso da ovunque: dal telefono del titolare in spiaggia, dal tablet della reception, dal PC dell'amministrazione. Con i permessi giusti per ogni persona.

Le fasce di prezzo

• PMS in cloud in abbonamento, già pronti: da 60 a 250 euro al mese per un hotel fino a 40 camere, in base ai moduli. Buoni per la maggior parte degli hotel, con il limite che non si adattano a chi lavora in modo particolare.
• PMS su misura: da 8.000 a 20.000 euro una tantum più canone di assistenza, per hotel con esigenze specifiche (più strutture, ristorante e spa integrati, gestione di gruppi, integrazioni particolari). Vale la pena sopra le 40 camere o per gruppi di strutture.
• Integrazioni: booking engine, channel manager, cassa del ristorante, serrature elettroniche, fatturazione: ognuna da 300 a 1.500 euro.

Come scegliere

Prima il flusso di lavoro, poi il programma. Scrivi su un foglio cosa succede dall'arrivo di una prenotazione alla partenza dell'ospite, chi fa cosa, dove si perde tempo oggi. Poi guarda quali PMS coprono quel flusso senza forzarlo. Chiedi sempre una prova di due settimane con i dati veri.

I tre errori

1. Scegliere il PMS perché "lo usa l'hotel di fronte".
2. Non collegarlo al booking engine: le prenotazioni dirette vanno ricopiate e si torna a Excel.
3. Non formare la reception: il PMS usato al 20 per cento costa come quello usato al 100.

Vuoi un aiuto a scegliere e a collegare il PMS a sito e portali? Scrivici: siamo indipendenti dai produttori e ti diciamo quale conviene a te.