Le email della mia attività finiscono nello spam dei clienti: perché succede e come sistemarlo

Mandi il preventivo, il cliente non risponde. Lo chiami: "non ho ricevuto niente". Era nello spam. Le conferme di prenotazione del sito, uguale. Non è sfortuna: le email finiscono nello spam per motivi precisi, quasi tutti tecnici, e si sistemano una volta per tutte.

Perché succede

Gmail, Outlook e gli altri decidono se un'email è affidabile in base a tre cose:

1. chi la manda è autorizzato a usare quel dominio? Lo verificano con tre impostazioni del dominio chiamate SPF, DKIM e DMARC. Se mancano, l'email è sospetta anche se è legittima;
2. il server che la manda ha una buona reputazione? Un hosting condiviso da cui altri mandano spam trascina giù anche te;
3. il contenuto sembra spam? Tutto maiuscolo, troppi link, allegati pesanti, parole come "gratis" e "offerta" nel titolo.

Il caso tipico: le email del sito

I moduli di contatto e le conferme di prenotazione mandate "dal sito" sono le prime a finire nello spam, perché partono dal server dell'hosting fingendo di essere la tua casella. Se il dominio non autorizza quel server (SPF), Gmail le scarta. La soluzione è far partire le email del sito da un servizio di invio autorizzato, con le tre impostazioni corrette. È una cosa da un'ora di lavoro tecnico e cambia tutto.

Il caso tipico: la casella Gmail o Libero

Se scrivi ai clienti da [email protected], non hai controllo sulla reputazione e sembri meno affidabile di chi scrive da [email protected]. Passa a una casella professionale sul tuo dominio: costa da 1 a 5 euro al mese e la configuriamo con le tre impostazioni a posto.

Le tre impostazioni, in una frase ciascuna

• SPF: la lista dei server autorizzati a mandare email per il tuo dominio;
• DKIM: una firma che prova che l'email non è stata alterata;
• DMARC: la regola che dice ai destinatari cosa fare se SPF o DKIM falliscono.

Si impostano nel pannello del dominio, una volta. Un controllo gratuito (cerca "controllo SPF DKIM DMARC" online) ti dice in un minuto se ce le hai.

Gli errori di contenuto

• oggetto tutto maiuscolo o con punti esclamativi;
• email solo immagine, senza testo;
• allegati sopra i 5 MB: meglio un link;
• link abbreviati;
• mandare la stessa email a 50 indirizzi in copia: per le newsletter serve uno strumento apposito.

Come verificare che sia risolto

Manda un'email di prova a un servizio di test (per esempio "mail-tester") che dà un voto da 1 a 10 e spiega cosa manca. Sopra 8, sei a posto.

Preventivi e conferme che spariscono? Scrivici: controlliamo dominio e sito e sistemiamo le tre impostazioni in giornata.