WhatsApp Business: come impostare le risposte automatiche per una piccola attività

WhatsApp è il canale con cui la maggior parte dei clienti del Cilento contatta un'attività. La versione Business è gratuita, si installa in dieci minuti e ha quattro funzioni che tolgono metà delle risposte manuali. Ecco come impostarle, con i testi pronti.

1. Il profilo aziendale

Prima di tutto, compila il profilo: nome dell'attività, categoria, indirizzo con mappa, orari, sito, email. È quello che il cliente vede prima di scrivere, e spesso risponde già alla sua domanda ("sono aperti oggi?").

2. Messaggio di benvenuto

Parte in automatico al primo contatto o dopo 14 giorni di silenzio. Testo suggerito:

Ciao! Grazie per averci scritto. Siamo [nome attività], a [paese]. Rispondiamo di solito entro un'ora negli orari di apertura. Nel frattempo trovi orari, menù/listino e prenotazioni su [sito].

Breve, con il link che risolve le domande più comuni.

3. Messaggio di assenza

Parte fuori orario. Qui il testo conta, perché il cliente che scrive alle 23 vuole sapere quando avrà risposta:

Grazie per il messaggio! In questo momento siamo chiusi. Ti rispondiamo domani dalle 9. Se vuoi prenotare subito, puoi farlo da qui: [link al calendario]. Buona serata!

Imposta gli orari uguali a quelli di apertura, così parte solo quando serve.

4. Risposte rapide

Sono i testi che usi cento volte al giorno, richiamabili con la barra "/". Prepara almeno queste:

• /orari: gli orari della settimana;
• /dove: indirizzo, link Maps, parcheggio;
• /prezzi: listino o link al listino;
• /prenota: link diretto al calendario di prenotazione;
• /menu: link al menù digitale;
• /grazie: ringraziamento con richiesta di recensione e link a Google.

Ogni risposta rapida ti fa risparmiare un minuto. Con venti messaggi al giorno, sono ore a settimana.

5. Catalogo

Per negozi, B&B e ristoranti: carica i prodotti, le camere o i piatti con foto e prezzo. Il cliente sfoglia dentro WhatsApp e ti scrive "vorrei questo". Per i B&B, le camere con il link alla prenotazione diretta.

6. Etichette

Segna le chat: "nuovo cliente", "prenotato", "da richiamare", "preventivo inviato". A fine settimana sai chi non ha ancora risposto e chi va risentito.

Quando passare al livello successivo

WhatsApp Business gratuito funziona per una persona che risponde. Quando siete in due o tre, o vuoi che le conferme di prenotazione e i promemoria partano da soli dal gestionale, serve la versione collegata al sito (WhatsApp Business API): messaggi automatici da modelli approvati, più numeri sullo stesso account, storico nel gestionale. È il passaggio che facciamo per le strutture e gli studi che ricevono più di 30 messaggi al giorno.

Vuoi che ti prepariamo i testi delle risposte rapide per la tua attività? Scrivici: è una cosa da mezz'ora e la facciamo volentieri.