Fatturazione elettronica nel gestionale: cosa cambia per bar, negozi e artigiani

La fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti, forfettari compresi. La maggior parte delle piccole attività la fa con un programma a parte, ricopiando i dati dal preventivo, dall'ordine o dallo scontrino. Doppio lavoro, doppi errori. Un gestionale con la fatturazione integrata elimina la copia: la fattura nasce dal lavoro già registrato.

Cosa significa "integrata"

Il gestionale conosce già il cliente, i prodotti o i servizi, i prezzi e quello che è stato fatto. La fattura si genera con un clic da:

• un preventivo accettato (artigiani, imprese);
• un ordine evaso (negozi, fornitori);
• una prenotazione o un soggiorno (strutture ricettive);
• un conto o un riepilogo mensile (bar e ristoranti verso i clienti con fattura).

Poi viene inviata allo SDI (il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate), ricevuta la notifica di consegna e conservata a norma per dieci anni. Tutto senza uscire dal programma.

Cosa cambia in pratica

• Zero ricopiature: i dati del cliente sono quelli dell'anagrafica, i prodotti quelli del catalogo. L'errore di partita IVA sparisce.
• Fatture passive: quelle dei fornitori arrivano nel gestionale, si abbinano agli ordini e si vedono le scadenze di pagamento.
• Scadenzario: chi deve pagarti e quando, con il sollecito automatico via email o WhatsApp.
• Commercialista: esporta tutto in un clic, nel formato che usa lui, invece di mandare PDF sparsi.
• Corrispettivi: per chi ha il registratore telematico, il gestionale legge gli incassi giornalieri e li mette insieme alle fatture.

Per chi conviene di più

• artigiani e imprese che fanno preventivi: dal preventivo alla fattura senza riscrivere;
• negozi con clienti professionali (ferramenta, materiali, ricambi): fattura riepilogativa mensile automatica;
• strutture ricettive: fattura o ricevuta a ogni ospite, con imposta di soggiorno separata;
• bar e ristoranti: fatture ai clienti aziendali e alle agenzie di viaggio.

Cosa serve

Un gestionale con il modulo di fatturazione collegato a un intermediario accreditato per lo SDI (il collegamento costa pochi euro al mese) e la conservazione a norma. Nei nostri gestionali su misura è un modulo che si aggiunge da 600 a 1.200 euro, oppure è compreso nel canone.

Un errore comune

Tenere il gestionale per il lavoro e il programma del commercialista per le fatture, "perché lui vuole così". Il commercialista vuole i dati corretti e in tempo: il gestionale integrato glieli manda meglio di qualsiasi PDF.

Hai già un gestionale e fatturi altrove? Scrivici: vediamo se si collega o se conviene integrarlo.